Upphandling av skolskjuts, färdtjänst och andra samhällsbetalda resor

Kommentarerna och frågorna har blivit många, vi vill här försöka förtydliga och förklara ärendets gång.

Ansök om skolskjuts digitalt

Kommunen har hela tiden haft som utgångspunkt att kunna teckna avtal med en lokal leverantör. Ett flertal möten med de lokala leverantörerna har genomförts för att lyssna in deras synpunkter. Men… Vi tar det från början…

Senast vi upphandlade skolskjuts och färdtjänst innan denna upphandling var 2013. Då var det enkelt att tilldela då det endast var en anbudsgivare, våra lokala. Så har det sett ut genom åren inga konkurrenter har gett sig in i våra marker. Det förra avtalet var på 4+1 dvs fyra år med möjlighet till ett års förlängning, det är de avtalet som nu löper ut i juni 2018.

Med tanke på allt jobb med upphandling ville vi denna gång teckna ett längre avtal 4+4 dvs ett avtal som skulle kunna räcka som längst åtta år.

Tranemo kommun är en myndighet och lyder under lagen om offentlig upphandling (LOU). Den här upphandlingen har visat sig ha ett marknadsvärde på ca 140 miljoner kronor. Det gör det till en av de största affärerna Tranemo kommun någonsin gjort och då gäller det att göra rätt. Därav har vi tagit stöd av experter inom upphandling och persontrafik. Vi kan inte ”rigga” en upphandling. Går vi direkt till en lokal leverantör utan att göra en korrekt upphandling kan det få stora konsekvenser.

Text från Konkurrensverkets hemsida:

”Upphandlingsskadeavgift

En otillåten direktupphandling är ett avtal som en myndighet ingått med en leverantör utan att följa kraven på annonsering i upphandlings­lagstiftningen. Avgiften uppgår till mellan 10 000 och 10 miljoner kronor, men högst tio procent av avtalsvärdet. Upphandlings­skadeavgiften är en slags böter som tillfaller staten. Ett av syftena med upphandlingsskadeavgift är att säkerställa att upphandlingsreglerna iakttas och att skattemedlen används på ett korrekt sätt. Avgiften ska få myndigheter att avstå från överträdelser.”

En enkel beräkning visar att Tranemo kommun skulle kunna hamna i ett vite på 10 miljoner kronor. Det blir ganska självklart att vi inte kan göra affärer på det sättet.

Upphandling omgång 1

Genomförandet av denna upphandling har pågått i över ett år nu, i två omgångar. Omgång 1, den första upphandlingen valde vi ett s.k. förhandlingsförfarande. Vi fick in två anbud vilket var helt nytt för oss. Båda anbudsgivarna hade tagit rejäl höjd och låg flera miljoner per år högre än beräknat marknadspris. Vår lokala leverantör låg högst. Den externa leverantören sänkte sitt anbud den lokala backade inte utan höll fast sitt anbud. Vi valde då att avbryta upphandlingen då anbuden vida översteg budget.

Efteråt kontaktade vi de lokala leverantörerna för att erbjuda en förlängning på ytterligare ett år då vi inte tyckte att det var tillräckligt god tid att hinna upphandla innan nuvarande avtal löpte ut. De tackade då nej vilket innebar att vi stod utan leverantör av skolskjuts och färdtjänst from juli 2018.

Upphandling omgång 2

Inför omgång 2 var tanken från Tranemo kommun att göra två upphandlingar och dela på färdtjänst och skolskjuts dvs små fordon/personbilar för sig och stora fordon/bussar för sig. Men de lokala leverantörerna motsade sig detta och i dialog med dem valde vi då att återigen upphandla allt i samma upphandling. De var tydliga med att de bara skulle räkna på allt, det var allt eller inget.

Vi valde också efter synpunkter från de lokala leverantörerna att justera prismodell, fordon och att välja anbudsförfarande istället för förhandlingsförfarande.

Inkomna anbud efter omgång 2 så är det återigen två anbudsgivare men båda anbuden är betydligt lägre, miljonbelopp. Den lokala leverantören ligger återigen högre än den externa anbudsgivaren. Vi ser då att den inbördes prisbilden varierar stort och att dela på en upphandling skulle teoretiskt kunna ge en bättre prisbild. Vi väljer då att återigen avbryta upphandlingen och frågar våran lokala leverantör om vi inte trots allt kan få förlänga med ytterligare ett år för att kunna göra en ny upphandling i lugn och ro. Svaret blir då återigen nej.

Tranemo kommun står då fortsatt utan leverantör av skolskjuts och färdtjänst from juli 2018. Vi ser då att vi inte har något annat val än att återuppta upphandlingen och tilldela uppdraget till den externa leverantör som vann upphandlingen.

 

Thomas Åhman, sektionschef lärande
Karl-Johan Ohlin, sektionschef tekniska


Publicerad den 4 juni 2018, senast ändrad den 4 juni 2018